Adjoint(e) exécutif(ve) - Bureau de la PDG

Numéro d'affichage : 2702 
Titre de la classification : Adjoint(e) administratif(ve), Bureau PDG
Lieu de travail : Montréal 
Direction : Direction générale
Statut : Permanent 
Salaire : $60 976,00 à $87 108,00 

Fin d'affichage : 2024/05/05

La Commission de la construction du Québec (CCQ) joue un rôle crucial au sein de l’industrie de la construction au Québec. En plus de veiller à l'application des règles concernant les relations de travail, nous administrons un vaste éventail de services professionnels et personnels aux travailleurs, aux entrepreneurs et aux retraités de l'industrie de la construction.

Travailler à la Commission de la construction du Québec, c'est donc contribuer à l'essor d'une industrie stimulante au cœur du paysage québécois. Vous y retrouverez une atmosphère de travail conviviale et stimulante.

Les avantages de vous joindre à nous :

•    Programme de rémunération compétitif
•    Gamme complète d’avantages sociaux, incluant un régime de retraite à prestations déterminées 
•    Jusqu’à six semaines de vacances par année dès l'embauche
•    Des journées de congé payées aux moments importants de votre vie
•    Conciliation vie personnelle et professionnelle
•    Horaire comprimé permettant une journée de congé aux deux semaines pour les postes syndiqués
•    Possibilité de carrière et d’avancement
•    Programme d’aide aux employés
•    Accès à un stationnement 
•    Rabais d’entreprise avantageux (assurances, transports en commun, centre de conditionnement physique, etc.)
•    Nombreuses initiatives écoresponsables
•    Et plus encore !
 

La Commission de la construction du Québec (CCQ) est à la recherche d’une personne afin de pourvoir un poste de secrétaire exécutif(ve) au sein du bureau de la présidente-directrice générale (PDG).

Pour exceller dans ce rôle, la personne sélectionnée doit développer une très bonne connaissance des activités et enjeux de l'organisation.  Elle doit également assurer un soutien exécutif et la gestion diligente de l’agenda de la PDG en priorisant les besoins exprimés par les intervenants tant internes qu’externes.

Nous recherchons une personne dotée d'un talent inné pour les relations interpersonnelles et capable de s'adapter avec agilité à toute situation.  En tant que gardien(ne) des valeurs fondamentales de respect, d’intégrité, de qualité et de leadership la personne sélectionnée aura l'opportunité de mettre en lumière son expérience et ses compétences au service de notre organisation florissante.

TÂCHES

Vous devrez, en grande majorité :

• Gérer efficacement l'agenda en tenant compte de ses priorités, des priorités organisationnelles et de ses déplacements et engagements externes.

De plus, vous pourriez avoir à :

• Prendre en charge la correspondance en l'analysant, en y répondant ou en l'assignant aux directions concernées pour rédaction d’un projet de réponse dans un délai prescrit dans la Déclaration de service à la clientèle de la CCQ.

• S’assurer de la justesse de tout document soumis à la PDG pour sa signature, en valider le contenu, la présentation et la conformité, et demander les corrections s'il y a lieu.

• Coordonner les demandes spécifiques de la PDG adressées aux unités administratives et en assurer le suivi.

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• Transiger avec diligence et précision avec les intervenants externes afin de soutenir adéquatement la PDG dans l’exercice de ses fonctions administratives ou de ses relations publiques.

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• Assurer la logistique des réunions internes et externes, la documentation des dossiers, la circulation d’informations afin de faciliter les échanges, la rédaction des comptes-rendus et leurs transmissions.

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• Assurer la préparation du budget, le suivi et justifier les écarts.

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• Anticiper les besoins en soutien administratif et développer des outils pour accroître l’efficacité.

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• Suggérer des améliorations afin d’optimiser les processus administratifs existants et les façons de faire dans les dossiers émanant du bureau de la PDG.

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• Collaborer et contribuer à l’exécution de tout autre mandat relatif à son expertise.

EXIGENCES

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, en administration ou autres domaines jugés pertinents.

• Au moins huit (8) ans d’expérience pertinente, notamment en soutien à la haute direction.

• Connaissance des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams et Outlook).

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• Maîtrise de la langue française tant à l’oral qu'à l’écrit.

APTITUDES ET HABILETÉS

• Aptitudes en gestion du temps et des priorités avec des délais serrés.

• Sens de l’organisation dans un contexte de travail multitâches.

• Aptitude en communication verbale et écrite.

• Discernement, tact et sens politique.

• Sens des responsabilités et d’imputabilité.

• Autonomie et sens de l’initiative.

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• Souci du détail et rigueur d’exécution.

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• Respect de la confidentialité et discrétion.

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• Capacité d’adaptation et à gérer le changement.

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• Capacité à travailler en équipe et de collaborer avec différents intervenants.

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES À CONSIDÉRER :

Le candidat fera l'objet d'une vérification administrative de sécurité.

Diplôme obtenu à l'extérieur du Canada : Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le Ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Vous devez présenter le document officiel sur demande.

Pour que votre candidature à ce poste soit prise en considération, nous vous invitons à postuler sur notre site carrières.

La Commission de la construction du Québec souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi. À ce titre, elle encourage les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à soumettre leur candidature. Pour ces dernières, des mesures d’adaptation pourront être offertes dans le cadre du processus de sélection, sur demande, selon la situation. Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d’un processus de sélection.